Información general, no asesoramiento jurídico ni fiscal. Las normas varían según la región y el municipio y cambian con el tiempo; haz que el notario o un asesor local revise tu situación concreta.
La mayoría de los retrasos en una venta en España no tienen nada que ver con el comprador. Se deben a un documento que falta, que está caducado o que no coincide con la realidad: una piscina que no consta en el Registro, un certificado de la comunidad que nadie pidió, un certificado energético que nunca se registró. Si reúnes los papeles de abajo antes de anunciar la vivienda, la cita en la notaría se convierte en un trámite y no en una carrera contrarreloj. Esto vale especialmente si vives fuera de España y no puedes acercarte al ayuntamiento cuando quieras.
1. Escritura de propiedad
La escritura de compraventa (o, tras una herencia, la escritura de aceptación de herencia) es el documento público por el que adquiriste el inmueble. Indica quién es el propietario, cómo se describió el inmueble y el precio que pagaste. El notario que se encargue de tu venta querrá verla, y más adelante la necesitarás para calcular tus impuestos, porque acredita tu valor de adquisición.
¿Has perdido tu copia? El notario conserva la escritura original en su archivo (el protocolo). Puedes pedir una nueva copia a la notaría donde firmaste la compra o al notario que se haya hecho cargo de ese protocolo.
2. Nota simple del Registro de la Propiedad
La nota simple es un extracto del Registro de la Propiedad. Muestra la descripción registral del inmueble, el titular o los titulares inscritos y las cargas que pesan sobre él, como una hipoteca o un embargo. Los compradores y sus abogados siempre piden una reciente, y el notario vuelve a consultar el Registro justo antes de la firma.
Puedes pedir la nota simple en línea en la web de los Registradores de España (registradores.org), sin estar en España; también puedes solicitar una traducción al inglés. Léela con atención: ¿está bien escrito tu nombre?, ¿es correcta la superficie?, ¿sigue apareciendo la hipoteca antigua? Si todavía figura una hipoteca que pagaste hace años, tramita su cancelación con tu banco con tiempo; normalmente se hace mediante una escritura aparte.
3. Referencia y descripción catastral
Todo inmueble en España tiene una referencia catastral, un código de 20 caracteres del Catastro (que es distinto del Registro de la Propiedad). Aparece en tu recibo del IBI y debe constar en la escritura. Comprueba en la sede electrónica del Catastro que la descripción catastral coincide con lo que realmente está construido. Las ampliaciones, un garaje reconvertido, una terraza cubierta o una piscina que nunca se declararon son una fuente habitual de preguntas del comprador y del notario. Corregirlo lleva tiempo, así que empieza pronto.
4. Certificado de eficiencia energética
Según el Real Decreto 390/2021, quien anuncie una vivienda en venta (en un portal inmobiliario, una web o un cartel en la ventana) debe incluir su calificación energética. Eso significa que necesitas el certificado antes de publicar la vivienda en internet, no solo antes de ir al notario. En la venta, el vendedor entrega al comprador una copia del certificado registrado y la etiqueta energética se adjunta al contrato.
El certificado lo emite un técnico competente (normalmente un arquitecto o ingeniero) tras visitar la vivienda, y después se inscribe en el registro de certificados energéticos de tu comunidad autónoma. Guarda tanto el certificado como el justificante de su registro.
5. Habitabilidad: cédula, licencia o declaración
Que necesites un documento de habitabilidad depende de la comunidad autónoma. En Cataluña, por ejemplo, se exige una cédula de habitabilidad vigente cuando se transmite una vivienda. Otras comunidades usan una licencia de primera o segunda ocupación (licencia de primera / segunda ocupación) o una declaración responsable ante el ayuntamiento, y algunas ya no exigen un documento aparte en las segundas transmisiones. En algunas comunidades el comprador también lo necesita para dar de alta el agua y la luz a su nombre.
Pregunta en el ayuntamiento o en la consejería de vivienda de tu comunidad autónoma qué se aplica a tu vivienda y si un documento antiguo sigue siendo válido. Si necesitas uno nuevo, normalmente un técnico inspeccionará el inmueble.
6. Justificante de pago del IBI
El IBI (Impuesto sobre Bienes Inmuebles) es el impuesto municipal anual sobre la propiedad. Según la Ley Reguladora de las Haciendas Locales, el IBI impagado queda afecto al inmueble cuando cambia de manos; por eso los notarios solicitan información sobre las deudas pendientes de IBI y advierten de ello a las partes en la escritura. Ten a mano tu último recibo del IBI. En él figuran también la referencia catastral y el valor catastral, que usan tanto el notario como Hacienda.
7. Certificado de la comunidad de propietarios
Si tu vivienda forma parte de una comunidad de propietarios (un edificio de pisos, pero también muchas urbanizaciones con jardines y piscinas comunes), se aplica la Ley de Propiedad Horizontal. En la escritura debes declarar que estás al corriente de las cuotas de la comunidad, o indicar lo que debes, y aportar un certificado sobre el estado de tus deudas firmado por el secretario de la comunidad con el visto bueno del presidente. Sin ese certificado el notario no puede autorizar la escritura, salvo que el comprador te exonere expresamente.
La ley da al secretario un plazo máximo de siete días naturales para emitir el certificado desde tu solicitud. Pídeselo al administrador de fincas en cuanto tengas comprador. Los compradores serios también preguntarán por obras previstas o derramas, y por las actas recientes de las juntas de propietarios.
8. Tu NIE e identificación
Como propietario extranjero necesitas tu Número de Identidad de Extranjero (NIE): el notario lo hace constar en la escritura y lo necesitas para tu declaración de impuestos por la venta. Si compraste el inmueble, casi seguro que ya lo tienes. Si lo heredaste y aún no tienes NIE, puedes solicitarlo en España o en un consulado español de tu país de residencia; la solicitud se hace en persona o a través de un representante acreditado. Lleva al notario un pasaporte o documento de identidad en vigor.
9. Documentos que dependen de tu situación
- Casado o pareja registrada: el notario te preguntará por tu estado civil y tu régimen económico matrimonial; en algunos casos tu cónyuge o pareja también debe firmar.
- Inmueble heredado: antes de vender, la herencia debe estar aceptada e inscrita a nombre de los herederos. Consulta nuestra guía sobre vender una casa heredada en el extranjero.
- Firmar a través de otra persona: un poder notarial. Si se firma ante un notario fuera de España, normalmente necesita la apostilla y a veces una traducción jurada; también puedes otorgarlo en un consulado español. Pide antes al notario español que apruebe la redacción.
- Alquiler turístico: si la vivienda está registrada para alquiler vacacional, infórmate de lo que implica ese registro para la venta en tu comunidad autónoma y tu municipio.
- Suministros: las facturas recientes de agua, luz y, en su caso, gas ayudan al comprador a cambiar la titularidad de los contratos.
- Mejoras: las facturas de las reformas y obras que hayas hecho. Pueden ser relevantes para calcular tu ganancia patrimonial.
Un orden práctico
- Pide la nota simple y compárala con el Catastro y con la realidad.
- Encarga el certificado energético y regístralo, antes de anunciar la vivienda.
- Comprueba qué documento de habitabilidad exige tu comunidad autónoma.
- Reúne tu escritura, el recibo del IBI, el NIE y las facturas de suministros.
- Cuando tengas comprador: pide el certificado de la comunidad y, si hace falta, la cancelación de la hipoteca.
- Lee nuestras guías sobre el notario y el proceso de venta y sobre los impuestos para vendedores no residentes.
Tenerlo todo en una carpeta (y, a ser posible, también escaneado) da además mejor impresión a los compradores. Demuestra que la vivienda está en regla y que la venta no se alargará.
